Turvallisuusjärjestelmien tarjouspyyntöjen ja suunnitelmien laadussa on edelleen parannettavaa

Turvalaitehankinnoissa laadukas suunnittelu ja asiakastarpeiden oikea määrittely ovat ratkaisevan tärkeitä onnistuneelle hankinnalle. Valitettavasti hankintojen kilpailuttamisessa kehitys ei ole ollut yhtä nopeaa kuin teknologiassa.

Turvaurakoitsijalle on taloudellisesti tehotonta ja turhauttavaa, että useissa urakkalaskennoissa jokainen tarjoaja laskee erikseen suunnitelmien pohjakuvista tarjottavien laitteiden määriä. Tämä voitaisiin välttää siten, että tarjouspyynnön lähettäjä ajaa laitteiden määrät suunnitteluohjelmalla ennen tarjouspyynnön lähettämistä ja lisää nämä tiedot massalistoina osaksi tarjouspyyntöä. On myös tarjouspyynnön tekijän etu, että tämä saa tarjoukset samoilla massoilla, jolloin tarjoukset ovat helpommin vertailtavissa.

Suurin osa julkisista tarjouspyynnöistä täytetään portaaleissa, mutta edelleenkin näkee turvasuunnittelijoiden lähettämiä, käsin täytettäviä lomakkeita. Turvaurakoitsijat toivovatkin pikaista siirtymistä Excel-taulukoihin käsin täytettävien lomakkeiden sijaan.

Tarjouksia ei sentään enää tarvitse toimittaa kirjekuoressa kilpailuttajalle. Tarjouspyynnöissä voi esiintyä monenlaisia epäkohtia, jotka vaikuttavat hankintaprosessin onnistumiseen. Alla on esitetty yleisimpiä epäkohtia sekä ratkaisuja niihin.

Epäselvät vaatimukset

Jos tarjouspyynnössä ei ole selkeästi määritelty tarvittavia tuotteita tai palveluita, tarjoajat voivat tehdä erilaisia tulkintoja, mikä vaikeuttaa tarjousten vertailua. Lähes poikkeuksetta tarjouspyynnöissä on ristiriitaisuuksia laitevaatimuksissa tai urakkarajoista löytyy selkeitä virheitä.

Usein julkisissa hankinnoissa tarjoajien kysymyksiin vastataan kootusti, mikä monesti tarkoittaa sitä, että tarjouksen laskeminen voidaan aloittaa vasta, kun kaikkiin esitettyihin kysymyksiin on saatu vastaukset. Tämä puolestaan johtaa usein siihen, että tarjousten jättämisessä tulee kiire.

Kilpailutuksia myös keskeytetään virheellisten tarjouspyyntöjen takia. Vaikka lähtökohtana on tarjouspyyntöjen ja tarjousten lopullisuus, tarjousajan voimassa ollessa tarjouspyyntöihin voidaan kuitenkin tehdä pieniä korjauksia. Myös tarjousten täsmentäminen ja täydentäminen on sallittua, jos kysymys on epäolennaisesta virheestä.

Teknisten määrittelyjen virheet

Teknisissä määrittelyissä voi esiintyä vaatimuksia, jotka perustuvat vanhentuneeseen tekniikkaan. Pyydetään esimerkiksi HD-tason kameroita, vaikka nykyinen alaraja kameraresoluutiolle on Full HD. Usein näkee asiakkaiden tai turvallisuuskonsulttien myös asettavan epärealistisia vaatimuksia yhdistelemällä usean eri laitteen ominaisuuksia. Saatetaan esimerkiksi pyytää laajakulmakameraa, jossa on 360 asteen säädettävä linssi.

Teknisten vaatimusten määrittely on monimutkaista ja vaatii pienten nyanssien tuntemusta. Tekniikka kehittyy jatkuvasti, ja suunnittelijoiden tulisi päivittää sähköselostuksiaan vastaamaan nykyisiä tekniikkavaatimuksia sen sijaan, että käyttävät vuosien takaisia mallipohjia.

Liian tiukat ehdot

Tarjouspyyntöjen liian rajoittavat ehdot voivat estää potentiaalisia tarjoajia osallistumasta kilpailutukseen, mikä vähentää kilpailua ja mahdollisesti myös nostaa hintoja. Esimerkiksi valtionhallinnon tarjouspyynnöissä matkakulut määritellään usein valtion matkustussääntöjen mukaan, mikä ei vastaa esimerkiksi yksityisten toimittajien huoltoautojen kuluja ja on siksi kohtuuton vaatimus. Valtion matkustussääntöjä ei tule soveltaa yksityisten toimittajien ehtoina, vaan tulisi käyttää vapaata matkakuluhinnoittelua osana kilpailutuksia.

Kilpailutuksissa pääkaupunkiseudulla tehtävistä matkoista ei usein saa veloittaa mitään. Nämä matkat ovat nykyisin kuitenkin usein varsin aikaa vieviä ja aiheuttavat merkittäviä kustannuksia, kuten pysäköintimaksuja. Siksi pitäisi sallia vapaa matkakuluhinnoittelu, jotta toimittajat eivät joutuisi sisällyttämään matkakuluja tuote- tai asennushintoihin.

Hinnoittelu

Pitkäaikaisissa, esimerkiksi nelivuotisissa, sopimuksissa maksimissaan 10 prosentin hinnankorotus ei ole kohtuullinen, sillä se ei vastaa nykyisiä todellisia vuosittaisia hinnankorotuksia. Hinnankorotukset tulisi sitoa todellisiin laitevalmistajan hinnanmuutoksiin, jolloin toimittajan hankintahinnan muutokset voidaan todentaa ja siirtää sellaisenaan sopimushintoihin.

Jos tarjouspyyntö keskittyy liikaa hintaan laadun kustannuksella, voi lopputuloksena olla heikkolaatuisia tuotteita tai palveluita. Hankintalain vaatimukset johtavat usein siihen, että kilpailutuksessa saadaan huonompia tuotteita kuin mitä asiakas todellisuudessa haluaisi. Siksi hankinnoissa tulisi huomioida muutkin tekijät kuin pelkkä hinta.

Aikatauluongelmat

Liian tiukat aikataulut voivat johtaa siihen, että tarjoajat eivät ehdi valmistella laadukkaita tarjouksia, mikä voi vaikuttaa hankinnan lopputulokseen. Tällä hetkellä on useita yhtäaikaisia kulunvalvonnan päivitysprojekteja, koska usean kulunvalvontajärjestelmän tuki on päättymässä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että toimittaja ei voi tehdä tarjousta, koska toteutusaika on liian tiukka. Asiakkaiden tulisikin osata ennakoida nykyistä paremmin järjestelmäuusinnat PTS-suunnitelmissaan.

Luvanvaraiset työt

Tarjouspyynnöissä tulee huomioida vaatimukset, jotka laki edellyttää toimittajilta. Turvallisuusalan elinkeinolupa vaaditaan kaikilta, jotka asentavat, huoltavat tai muuttavat kulunvalvonta-, murtoilmaisu- tai lukitusjärjestelmiä. Edelleen kuitenkin näkee tarjouspyyntöjä, joissa elinkeinolupaa ei ole vaadittu. Voimassa olevien turvallisuusalan elinkeinolupien luetteloa ylläpidetään poliisi.fi-sivustolla.

 

---

Lue lisää Turvallisuus & Riskienhallinta -lehden numerosta 6/2024.

Tilaa lehti!